Gastos de viajes: los conceptos incluidos en el kilometraje

Los costes que un empleado genera al realizar sus tareas profesionales en un lugar distinto de su puesto de trabajo habitual son conocidos como gastos de viaje. Al tratarse de costes que el trabajador tiene por motivos laborales, la ley entiende que, siempre que se ciñan a una serie de límites y obligaciones, son dietas exentas de IRPF.

Los pagos de kilometraje son muy comunes en las empresas que cuentan con empleados en movilidad (comerciales, personal técnico, directivos…) y en función de su frecuencia y número de trabajadores desplazados y destino, puede llegar a suponer un gasto considerable para la compañía.

Los gastos que la empresa cubre y que están relacionados con el kilometraje están pensados para cubrir
cualquier tipo de desgaste y consumo que el vehículo haya tenido durante la realización de un viaje por trabajo. Aquí cabe señalar la diferencia entre los gastos de kilometraje y los “pluses de transporte”. Los primeros cubren gastos que ocurren en el desempeño de las funciones laborales del empleado, y los segundos compensan los gastos generados por la distancia que el trabajador recorre desde su domicilio hasta el lugar de trabajo y viceversa. Estas últimas remuneraciones se suelen negociar como parte del Convenio Colectivo de la empresa.

Conceptos incluidos

Combustible: Sin duda, es la partida más importante relacionada con el kilometraje.

Gastos relacionados con el desgaste ocasionado al vehículo y averías: Aquí se incluye cualquier elemento mecánico en el vehículo que se vaya consumiendo debido a los viajes. Por otra parte está todo lo relacionado con los impuestos: matriculación, circulación, etc.

Seguros: Los gastos de locomoción también cubren los seguros. En este sentido siempre se habla de la parte proporcional, por ejemplo, la empresa no cubre el seguro de todo el año, sino la parte proporcional según el uso que hace el trabajador por motivos profesionales.

En el momento de retribuir estos conceptos relacionados con el gasto de locomoción hay que tener en cuenta
los límites que marca la fiscalidad para la retención y cotización de éstos. Existe un máximo de 0,19 euros por kilómetro recorrido para los gastos no justificados en éste ámbito.

Conceptos excluidos

Hay costes que no suelen ser cubiertos por los gastos de kilometraje porque se considera que no están estrictamente relacionados con el viaje de negocios. Algunos ejemplos son los siguientes:

Multas de tráfico y aparcamiento: Para ir bien, no deberían formar parte de los gastos habituales de un viaje de negocios. En el proceso para gestionar sanciones a vehículos de empresa, la DGT notifica la sanción a la empresa, que está obligada a identificar el conductor del vehículo; y finalmente, la multa llega directamente al infractor.

Gastos de kilometraje de actividades no relacionadas con el negocio: Esto debería de ser evidente, pero se trata de un caso bastante común y de una situación difícil de controlar. Se han de saber marcar los desplazamientos no incluidos en la ruta del trabajador y poder verificar que no forman parte del desempeño laboral.

La dificultad de relacionar un viaje con una actividad laboral hace que en muchos casos las empresas pierdan visibilidad y control sobre este tipo de gastos. Los gastos relacionados con el kilometraje son, a menudo, una de las fuentes más comunes de fraude en la gestión de gastos de viajes de empresa. Ejercer un buen control meticuloso y atento es la única forma de evitar que se “hinchen” los kilómetros reportados y se intenten otros trucos.

Si te interesa saber más sobre los gastos de dietas y kilometraje te recomendamos la lectura de la guía titulada “Todo lo que deberías saber sobre los gastos de dietas y kilometraje” elaborada por Captio, la empresa líder en gestión de gastos de viaje de empresa. En ella encontrarás todas las claves para gestionar los gastos de movilidad de tu empresa de manera adecuada.